Expensya
UnclaimedAutomate and control employee expenses with smart payment cards and AI-powered management.
Visit WebsiteTL;DR - Expensya
- Automates expense reporting and management using AI.
- Provides smart payment cards with predefined spending controls.
- Offers multi-currency, multi-country support with legal archiving and analytics.
Pricing: Paid only
Best for: Enterprises & pros
4.5/5 across review platforms
What is Expensya?
Expensya, now part of Medius, is a comprehensive expense management solution designed to simplify and automate the process of tracking, reporting, and controlling employee expenses. It empowers finance teams with complete visibility and control over spending while reducing the administrative burden on employees. The platform leverages advanced technologies like AI and Machine Learning to streamline expense reporting, ensure compliance with company policies, and prevent fraud.
This solution is ideal for businesses of all sizes looking to optimize their financial operations, improve cost control, and enhance forecasting accuracy. It caters to employees who need a simple way to report expenses on the go, as well as finance and HR departments that require robust tools for policy enforcement, legal archiving, and insightful analytics across multiple currencies and countries. Expensya aims to eliminate the complexities associated with traditional expense management, offering a seamless experience from receipt capture to reconciliation.
Available on: Web, iOS, Android
Pros & Cons
Pros
- Reduces administrative burden for employees and finance teams.
- Enhances compliance and reduces fraud risks through AI.
- Provides real-time visibility and control over spending.
- Simplifies expense management for international operations with multi-currency/country support.
- Offers legal archiving to meet regulatory requirements.
Cons
- No free tier or explicit trial mentioned on the provided pages.
- Requires integration with existing systems for full benefit.
- Specific pricing details are not publicly available.
Ratings Across the Web
4.5(606 reviews)
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Key Features
Mobile application for expense management (iOS/Android)Smart payment cards (physical and virtual) with customizable budgetsNative integrations with ERP, HR, payroll, and travel toolsAutomated expense policy enforcement with AI-powered fraud detectionMulti-currency and multi-country support with legal complianceLegal archiving of digitized receipts (e.g., NF Z 42-013 standard)Interactive dashboards and business intelligence analyticsOCR+ technology for automatic receipt data extraction
Pricing
Paid
Expensya offers paid plans. Visit their website for current pricing details.
Reviews
4.5/5
Across 606 verified user reviews on capterra, g2, sourceforge
Add your hands-on experience to help the next buyer.
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Expensya FAQ
Comment Expensya gère-t-il les dépenses transfrontalières et multi-devises ?
Expensya est une solution globale qui s'adapte automatiquement au cadre juridique de chaque pays. Elle permet de gérer les frais de déplacement, les remboursements et les paiements de factures depuis une seule plateforme, simplifiant ainsi la gestion des frais professionnels transfrontaliers et en devises multiples. Le système est utilisé dans 192 pays, gère plusieurs devises et dispose de fonctions avancées pour la TVA et les taxes multiples.
Quelles sont les capacités de l'application mobile d'Expensya pour la gestion des reçus ?
L'application mobile d'Expensya utilise la technologie OCR+ pour identifier les données pertinentes des reçus, telles que les montants, les dates, les moyens de paiement, les devises, les noms des commerçants et la TVA, avec une précision de plus de 93 % dans plus de 70 langues. Elle permet aux employés de prendre une photo d'un reçu pour créer, catégoriser et enregistrer automatiquement une note de frais, même hors connexion.
Comment Expensya aide-t-il à faire respecter les politiques de dépenses internes ?
Expensya permet d'intégrer les politiques internes de voyage et de dépenses directement dans la plateforme, offrant des réponses instantanées et fiables aux collaborateurs via Medius Copilot for Expense. Le système configure des workflows de validation automatisés et utilise l'IA pour détecter les faux reçus, réduisant ainsi les risques de fraude et assurant le respect des politiques.
Quels types d'intégrations Expensya propose-t-il avec d'autres systèmes d'entreprise ?
Expensya offre des intégrations natives et des API pour se connecter facilement aux applications de voyage, aux banques, aux outils de RH et de paie, ainsi qu'aux ERP. Cela permet de synchroniser les différents outils et de rapprocher les écritures comptables pour une gestion des données interconnectée.
Comment les cartes de paiement Expensya facilitent-elles le contrôle proactif des dépenses des employés ?
Les cartes Expensya (physiques ou virtuelles) permettent aux employés de dépenser dans un cadre prédéfini, basé sur des catégories de dépenses, des budgets, des types de fournisseurs et des délais. Les entreprises peuvent définir des limites personnalisées pour chaque carte et les ajuster si nécessaire, et chaque achat effectué avec une carte Expensya est automatiquement enregistré.
Comment Expensya gère-t-il le calcul des frais kilométriques ?
Expensya calcule automatiquement les kilomètres parcourus grâce à l'intégration de Google Maps. Les utilisateurs indiquent simplement les points de départ et d'arrivée, et le système calcule le montant du remboursement basé sur le barème kilométrique légal ou un taux personnalisé, permettant également de réutiliser des informations de déplacements passés.
Source: expensya.com